Externe Zahnarztabrechnung: Was Praxen wissen sollten
Implikation für den Dental-Unternehmer
- Ob Prozentsatz vom Honorar, Stundensatz oder Pauschale günstiger ist, hängt von Ihrem Volumen und dem gewünschten Leistungsumfang ab.
- Legen Sie fest, was Sie abgeben, denn ohne vollständige, zeitnahe Dokumentation im Team kann auch extern niemand korrekt abrechnen.
- Ein guter Dienstleister meldet dokumentierte, aber nicht erfasste Leistungen und hilft so, vergessenes Honorar zu sichern.
- Prüfen Sie bei jedem Anbieter Leistungsumfang, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Verschwiegenheitsverpflichtung.
Wenn die ZMV fehlt oder die Abrechnung liegen bleibt, übernehmen externe Dienstleister. Was das bedeutet, rechtlich und im Alltag.
Offenlegung: Chairside wird von der Dentapal GmbH herausgegeben, die selbst externe Zahnarztabrechnung anbietet.
In 2 Minuten
- Externe Dienstleister erstellen und prüfen Ihre Abrechnung, meist per Fernzugriff auf Ihr Praxisverwaltungssystem.
- Die Verantwortung für die Abrechnung bleibt bei Ihnen als behandelndem Zahnarzt.
- Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 203 StGB).
- Üblich sind Vergütungen als Prozentsatz vom Honorar, nach Stunden oder als Pauschale.
- Was Sie jetzt tun sollten: Klären Sie zuerst, welche Aufgaben Sie abgeben wollen, und vergleichen Sie dann gezielt Anbieter.
Die Abrechnung ist in vielen Praxen der Engpass: Die ZMV geht in Elternzeit, eine Stelle bleibt unbesetzt, oder die Abrechnung läuft neben der Behandlung her und wird nie ganz fertig. Externe Abrechnungsdienstleister versprechen Abhilfe. Dieser Beitrag zeigt, wie das funktioniert und worauf es ankommt.
Was ein externer Dienstleister übernimmt
Der Umfang reicht von einzelnen Aufgaben bis zur kompletten Abrechnung:
- Leistungserfassung prüfen: Stimmen Dokumentation und erfasste Positionen überein? Fehlt etwas?
- Abrechnung erstellen: Quartals- und Monatsabrechnung mit der KZV, Privatliquidation nach GOZ.
- Heil- und Kostenpläne: Erstellen, nachverfolgen, mit Kassen kommunizieren.
- Forderungsmanagement: Offene Posten, Mahnwesen, Erstattungsfragen von Patienten.
- Beratung: Hinweise auf vergessene Leistungen, Schulung des Teams.
Gearbeitet wird meist per gesichertem Fernzugriff auf Ihr Praxisverwaltungssystem. Die Daten bleiben in Ihrer Praxis, der Dienstleister arbeitet darin.
Auch wenn ein Dienstleister die Abrechnung erstellt: Gegenüber der KZV und Ihren Patienten verantworten Sie als behandelnder Zahnarzt die Abrechnung. Grundlage ist immer Ihre Dokumentation.
Was vertraglich geregelt sein muss
Auftragsverarbeitung. Der Dienstleister verarbeitet Gesundheitsdaten in Ihrem Auftrag. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) vor. Er regelt unter anderem Zweck, technische Schutzmaßnahmen und den Umgang mit Unterauftragnehmern.
Schweigepflicht. Als Berufsgeheimnisträger dürfen Sie Patientendaten nur weitergeben, wenn das Gesetz es erlaubt. § 203 Abs. 3 StGB lässt die Offenbarung an „sonstige mitwirkende Personen“ zu, soweit sie für deren Tätigkeit erforderlich ist. Sie müssen den Dienstleister dann zur Geheimhaltung verpflichten.
Wie abgerechnet wird
Am Markt sind drei Modelle verbreitet:
| Modell | So funktioniert es | Passt, wenn … |
|---|---|---|
| Prozentsatz vom Honorar | Anteil am abgerechneten Umsatz | Sie Vollservice wollen und das Volumen schwankt |
| Stundensatz | Abrechnung nach Aufwand | Sie einzelne Aufgaben abgeben |
| Pauschale | Fester Monatsbetrag | Ihr Volumen gut planbar ist |
Achten Sie darauf, was genau im Preis enthalten ist, etwa Heil- und Kostenpläne, Mahnwesen oder Rückfragen der KZV.
Was sich im Praxisalltag ändert
Auch mit externer Abrechnung bleibt Arbeit in der Praxis: Die Dokumentation muss vollständig und zeitnah sein, sonst kann niemand korrekt abrechnen. Planen Sie feste Ansprechpartner und kurze Wege für Rückfragen ein. Gute Dienstleister melden sich, wenn Leistungen dokumentiert, aber nicht erfasst sind, und umgekehrt.
Häufige Fragen
Darf ein externer Dienstleister Patientendaten sehen?
Ja, soweit es für die Abrechnung erforderlich ist. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Offenbarung an mitwirkende Personen. Sie müssen den Dienstleister aber zur Verschwiegenheit verpflichten und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 Auftragsverarbeiter. Abgerufen am 28.09.2026
- § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen. Abgerufen am 28.09.2026
Stand: 27.09.2026. Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall. Regionale Abweichungen der KZVen möglich.
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