Eigene ZMV oder externe ZMV-Dienstleistung? Was dafür spricht und was dagegen
Implikation für den Dental-Unternehmer
- Eigene oder externe ZMV ist keine Grundsatzfrage: Entscheidend ist, dass Ihre Abrechnung vollständig, zeitnah und auch bei Ausfall einer Fachkraft läuft.
- Die ZFA ist Engpassberuf Nr. 1, Stellen bleiben im Schnitt vier Monate offen. Planen Sie für die Abrechnung immer eine Vertretung ein.
- Eine externe ZMV macht Personalkosten variabel, ersetzt aber nicht die vollständige Dokumentation durch Ihr Team.
- Oft am stabilsten ist der Mix: Erfassung im Team, Prüfung, Spitzen und Vertretung durch die externe ZMV.
Abrechnung im eigenen Team oder durch eine externe ZMV per Fernzugriff. Die Vor- und Nachteile im Überblick, mit Entscheidungsweg für Ihre Praxis.
Offenlegung: Chairside wird von der Dentapal GmbH herausgegeben, die selbst externe Zahnarztabrechnung anbietet.
In 2 Minuten
- Eigene ZMV: kurze Wege und Wissen im Haus, aber abhängig von wenigen Fachkräften, die schwer zu finden sind.
- Externe ZMV: rechnet per Fernzugriff in Ihrem Praxisverwaltungssystem ab, Vertretung und Spezialwissen inklusive.
- Dafür kosten Rückfragen mehr Zeit, und Sie brauchen AVV, Verschwiegenheitsverpflichtung und gesicherten Fernzugriff.
- Viele Praxen fahren am besten mit einem Mix aus Erfassung im Team und externer Prüfung oder Vertretung.
- Was Sie jetzt tun sollten: Prüfen Sie mit dem Entscheidungsweg unten, wo Ihre Abrechnung heute hakt, und wählen Sie danach das Modell.
Die Abrechnung entscheidet, wie viel von Ihrer Behandlung als Umsatz ankommt. Eine Zahnarztpraxis nahm 2023 im Schnitt 894.000 Euro ein und beschäftigte 10,1 Personen [3]. Ob eine eigene ZMV abrechnet oder eine externe ZMV als Dienstleister, ist eine unternehmerische Entscheidung. Dieser Beitrag stellt beide Wege nebeneinander.
Die Modelle
| Modell | So funktioniert es | Typisch für |
|---|---|---|
| Eigene ZMV | Eine angestellte ZMV oder ZFA erfasst, prüft und rechnet in der Praxis ab | Praxen mit eingespielter Fachkraft |
| Externe ZMV, Vollservice | Eine externe ZMV erstellt die gesamte Abrechnung per Fernzugriff auf Ihr Praxisverwaltungssystem | Praxen ohne eigene Abrechnungskraft |
| Externe ZMV, Teilservice | Die externe ZMV übernimmt Prüfung, Spitzen oder einzelne Bereiche wie ZE, PAR oder KFO | Praxen mit Abrechnungskraft, die Entlastung braucht |
| Externe ZMV als Vertretung | Die externe ZMV springt bei Urlaub, Krankheit oder unbesetzter Stelle ein | Praxen mit nur einer Abrechnungskraft |
Externe ZMV-Dienstleistungen gibt es als einzelne freiberufliche ZMV oder als Dienstleister mit eigenem Team. Gearbeitet wird meist per gesichertem Fernzugriff, die Daten bleiben in Ihrem System.
Eigene ZMV
Die eigene ZMV lebt von Nähe: Sie sitzt neben dem Behandlungszimmer und klärt eine fehlende Position mit einer kurzen Frage. Das Wissen über Ihre Praxis, Ihre Patienten und Ihre Behandlungsabläufe bleibt im Haus.
Der Engpass ist das Personal. Die Zahnmedizinische Fachangestellte war 2024 der Beruf mit dem größten Fachkräftemangel in Deutschland, offene Stellen wurden im Schnitt erst nach vier Monaten besetzt [1]. Die Aufstiegsfortbildung zur ZMV umfasst mindestens 400 Unterrichtsstunden und setzt ein Jahr Berufspraxis als ZFA voraus [2]. Eine ausgebildete ZMV ist also schwer zu ersetzen, wenn sie kündigt, krank wird oder in Elternzeit geht.
- Kurze Wege zwischen Behandlung und Abrechnung
- Wissen über Praxis und Patienten bleibt im Haus
- Volle Kontrolle über Abläufe und Prioritäten
- Übernimmt auch HKP-Gespräche, Recall und Praxismanagement
- Kein externer Datenzugriff nötig
- Fachkräfte schwer zu finden, Stellen bleiben lange offen
- Urlaub, Krankheit oder Kündigung legen die Abrechnung lahm
- Wissen hängt oft an einer Person
- Fixkosten, auch wenn weniger zu tun ist
- Läuft die Abrechnung neben der Rezeption her, bleibt sie liegen
Externe ZMV-Dienstleistung
Eine externe ZMV arbeitet für mehrere Praxen. Das bringt Routine in Bereichen, die in Ihrer Praxis selten vorkommen, und bei Dienstleistern mit Team eine eingebaute Vertretung. Die Kosten richten sich nach dem Modell, üblich sind ein Prozentsatz vom Honorar, ein Stundensatz oder eine Pauschale. Mehr dazu im Beitrag Externe Zahnarztabrechnung: Was Praxen wissen sollten.
Eine externe ZMV, die in Ihrem Auftrag mit Patientendaten arbeitet, ist Auftragsverarbeiter. Dafür brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Externe Dienstleister, die an Ihrer Tätigkeit mitwirken, dürfen Patientengeheimnisse nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB erfahren und sind dann selbst zur Verschwiegenheit verpflichtet [4]. Was im Vertrag stehen muss, lesen Sie im Beitrag AVV mit dem Abrechnungsdienstleister.
- Keine Stelle besetzen, kein Ausfall durch Urlaub oder Krankheit
- Spezialwissen aus vielen Praxen, auch für seltene Bereiche
- Zweite Prüfung findet vergessene Leistungen
- Kosten wachsen mit dem Volumen
- Ihr Team gewinnt Zeit für Patienten
- Rückfragen dauern länger als im eigenen Haus
- Abhängigkeit vom Anbieter, Wechsel kostet Aufwand
- AVV, Verschwiegenheit und gesicherter Fernzugriff nötig
- Bei hohem Volumen kann ein Prozentmodell teurer werden als eine eigene Stelle
- Die Dokumentation muss Ihr Team trotzdem vollständig liefern
Der Mix
Zwischen ganz intern und ganz extern liegen viele Stufen. Häufige Kombinationen sind:
- Erfassung im Team, Prüfung extern: Ihr Team erfasst die Leistungen, die externe ZMV prüft vor dem Versand auf Lücken.
- Eigene ZMV mit externer Vertretung: Die externe ZMV springt bei Urlaub, Krankheit oder unbesetzter Stelle ein.
- Spezialbereiche extern: ZE, PAR oder KFO gehen nach außen, die laufende Abrechnung bleibt im Haus.
Welches Modell passt zu Ihrer Praxis?
Anbieter finden
Welche Fragen Sie im Erstgespräch mit einer externen ZMV stellen sollten, steht im Beitrag Die 5 Fragen vor der Anbieterwahl. Einen Überblick über Anbieter finden Sie auf zahnarztabrechnung-vergleich.de, einem Angebot der Dentapal GmbH, die selbst externe Abrechnung anbietet.
Häufige Fragen
Ist eine externe ZMV günstiger als eine eigene?
Das hängt von Ihrem Volumen und dem Leistungsumfang ab. Rechnen Sie die Angebote auf Ihre Praxis um und vergleichen Sie sie mit den vollen Kosten einer Stelle, inklusive Vertretung, Fortbildung und Arbeitsplatz.
Brauche ich für eine externe ZMV die Einwilligung meiner Patienten?
Für die Abrechnung in Ihrem Auftrag reicht in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Die externe ZMV ist dann selbst zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Quellen
- KZV Nordrhein, Fachkräftemangel: ZFA an der Spitze der Engpass-Berufe (23.07.2025), 23.07.2025. Abgerufen am 01.10.2026
- Bayerische Landeszahnärztekammer, Aufstiegsfortbildung Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz (ZMV). Abgerufen am 01.10.2026
- Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 269: Arztpraxen 2023 (24.07.2025), 24.07.2025. Abgerufen am 01.10.2026
- Datenschutzkonferenz, Kurzpapier Nr. 13: Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO (Stand 17.12.2018), 17.12.2018. Abgerufen am 01.10.2026
Stand: 01.10.2026. Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall. Regionale Abweichungen der KZVen möglich.
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