ePA im Praxisalltag: Was die Praxis wirklich tun muss

Die ePA ist seit dem 1. Oktober 2025 für alle Zahnarztpraxen verpflichtend. Im Alltag heißt das: Karte stecken, Pflichtdaten einstellen, Patienten informieren, Widersprüche dokumentieren. Wer die technische Ausstattung nicht nachweist, muss mit Honorarkürzungen rechnen. Und ab 2027 wird der Aufwand nicht mehr gesondert vergütet.

Der Zeitplan

Laut BMG verlief die Einführung in drei Schritten:

• 15. Januar 2025: Start, zunächst in Modellregionen. Die Krankenkassen legen für jeden Versicherten eine ePA an, sofern er nicht widerspricht.
• 29. April 2025: bundesweiter Rollout, Nutzung zunächst freiwillig.
• 1. Oktober 2025: Pflicht für alle Leistungserbringer.

Die ePA bleibt für Versicherte freiwillig. Sie können jederzeit widersprechen. Für die Praxis ist die Nutzung dagegen Pflicht.

Was Sie technisch brauchen

Laut KZBV benötigen Zahnarztpraxen „lediglich ein Update für ihr Praxisverwaltungssystem“. Voraussetzung ist der Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte entsteht der sogenannte Behandlungskontext: Sie haben dann standardmäßig 90 Tage Zugriff, eine PIN ist nicht nötig. Einzelne Dokumente dürfen laut gematik höchstens 25 MB groß sein.

Was in die ePA gehört

Die KZBV unterscheidet in ihrer Übersicht vom 1. September 2025 zwei Gruppen:

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben: strukturierte Daten, die als verpflichtende Anwendungsfälle bzw. medizinische Informationsobjekte (MIO) verarbeitet werden können. Die elektronische Medikationsliste wird automatisch über das E-Rezept befüllt.

Auf Verlangen des Patienten oder nach Rücksprache, zum Beispiel:

• Befundberichte über selbst erhobene Befunde oder durchgeführte Behandlungen
• Laborbefunde, etwa Speicheltests oder PAR-Keimbestimmung
• das elektronische Zahnbonusheft
• Röntgenbilder (als PDF/A), PAR-Behandlungsplan, PSI-Formular, Prophylaxepläne

Für alle Daten gilt: Sie müssen selbst erhoben sein, aus der aktuellen Behandlung stammen und elektronisch vorliegen. Daten eigens für die ePA zu erheben, ist nicht vorgesehen.

Sensible Daten

Bei besonders sensiblen Daten, etwa zu psychischen Erkrankungen oder sexuell übertragbaren Krankheiten, müssen Sie Patienten vor dem Einstellen auf ihr Widerspruchsrecht hinweisen. Ergebnisse genetischer Untersuchungen dürfen laut gematik nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung in die ePA. In der Zahnarztpraxis kommt das selten vor, ein fester Ablauf hilft trotzdem.

Sanktionen

Weist eine Praxis nicht nach, dass sie über die für die ePA nötigen Komponenten und Dienste verfügt, wird die Vergütung nach § 341 Abs. 6 Satz 2 SGB V gekürzt. Die KZBV beschrieb die Regel 2021 als pauschale Kürzung um 1 Prozent, bis der Nachweis erbracht ist.

Laut KZBV wurde im ersten Quartal 2026 bei 1,3 Prozent der Zahnarztpraxen die Vergütung auf dieser Grundlage gekürzt. Über Konsequenzen bei der Befüllungspflicht entscheidet nach Darstellung des BMG die jeweilige Kassen(zahn)ärztliche Vereinigung.

Vergütung ab 2027

Bisher rechnen Sie ePA-Leistungen über die BEMA-Nummern ePA1 und ePA2 ab. Laut KZV Berlin gelten die Bestimmungen zur Vergütung der ePA-Unterstützungsleistungen durch das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz ab 2027 nicht mehr. Die Pflichten bleiben bestehen.

Stand: 27.09.2026. Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall. Regionale Abweichungen der KZVen möglich.