KI-Dokumentation und digitale Aufklärung: Was die Tools versprechen und was beim Aufzeichnen gilt

Zwei Arten von Tools drängen in die Praxis: Sprach-KI, die das Behandlungsgespräch mithört und daraus Dokumentation und Abrechnung macht, und digitale Aufklärungs- und Anamnesebögen auf dem Tablet. Beide sparen Zeit. Beim Mithören kommt eine Frage dazu, die Papier nie hatte: Darf das Gespräch überhaupt aufgezeichnet werden?

Was die Anbieter versprechen

Die Aussagen stammen von den Websites der Anbieter, abgerufen am 28.09.2026. Es sind Angaben der Anbieter, wir haben die Zahlen nicht geprüft. Die Auswahl ist beispielhaft und alphabetisch, keine Empfehlung und keine Wertung.

Drei Punkte sollten Sie bei allen Tools prüfen:

• Zeit: Mehrere Anbieter nennen eine Zeitersparnis. Wie viel davon in Ihrer Praxis ankommt, hängt davon ab, wie lange Sie den KI-Text anschließend prüfen und korrigieren.
• Abrechnung: Einige Sprach-Tools nennen mehr Umsatz, weil weniger Leistungen vergessen werden. Abgerechnet werden darf nur, was tatsächlich erbracht und dokumentiert wurde. Prüfen Sie die Vorschläge wie jede andere Abrechnung.
• „DSGVO-konform“ und „rechtssicher“: Das sind Aussagen über das Produkt. Verantwortlicher für den Datenschutz bleiben Sie als Praxisinhaber, darauf weisen BZÄK und LZK Baden-Württemberg ausdrücklich hin.

Einen Überblick über Anbieter rund um die Abrechnung finden Sie auf zahnarztabrechnung-vergleich.de, einem Angebot der Dentapal GmbH, die selbst externe Abrechnung anbietet.

Digitale Aufklärung: Bogen ja, Gespräch bleibt

Tablet-Bögen machen Aufklärung und Anamnese papierlos, mit Unterschrift auf dem Display und direkter Ablage in der Kartei. Das Aufklärungsgespräch ersetzen sie nicht: Nach § 630e Abs. 2 BGB erfolgt die Aufklärung mündlich, schriftliche Unterlagen dürfen es nur ergänzen. Nutzen Sie den Bogen als Gesprächsleitfaden und Ergänzung.

Darf ich Beratungsgespräche aufzeichnen?

Ja, aber nur mit Einverständnis. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Ein Gespräch im Behandlungszimmer ist nichtöffentlich. Das gilt auch, wenn die Aufnahme nur kurz für die Transkription existiert.

Datenschutzrechtlich sind die Gesprächsinhalte Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die LZK Baden-Württemberg schreibt: Patienten müssen über die Verarbeitung durch das KI-System informiert werden, in vielen Fällen ist ihre Einwilligung erforderlich. Eine Einwilligung muss freiwillig sein. Wer ablehnt, wird normal behandelt und dokumentiert.

Darf die KI die Aufnahme bearbeiten?

Ja, wenn der Rahmen stimmt. Das verlangen DSGVO, KI-Verordnung, BZÄK und Datenschutzkonferenz:

• AVV: Der Anbieter verarbeitet Patientendaten in Ihrem Auftrag, Sie brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Details im Artikel „AVV mit dem Abrechnungsdienstleister“.
• Speicherort: Verarbeitung in der EU, keine Übermittlung in Drittländer. Fragen Sie auch nach den Unterauftragnehmern, etwa dem Anbieter des Sprachmodells.
• Kein Training: Der Anbieter darf Ihre Patientendaten nicht für eigene Zwecke oder zum Trainieren seiner KI nutzen.
• Audio löschen: Lassen Sie sich schriftlich geben, ob und wann die Tonaufnahme gelöscht wird.
• Folgenabschätzung: Bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist regelmäßig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 35 DSGVO). Fragen Sie den Anbieter nach einer Vorlage.
• Mensch prüft: Die KI kann sich verhören oder Inhalte erfinden. Jeder Text wird von der Behandlerin oder dem Behandler gelesen und freigegeben, bevor er in die Kartei geht. Die Verantwortung für die Dokumentation bleibt bei Ihnen.
• KI-Kompetenz: Seit 2. Februar 2025 müssen alle, die mit KI arbeiten, ausreichend geschult sein (Art. 4 KI-VO). Dokumentieren Sie die Schulung.
• Patienten informieren: Nach BZÄK müssen Patienten informiert werden, wenn sie vom Einsatz einer KI betroffen sind. Die Transparenzpflichten der KI-Verordnung (Art. 50) gelten seit 2. August 2026 und richten sich vor allem an die Anbieter. Nehmen Sie das Tool in jedem Fall in Ihre Datenschutzinformation auf.

Checkliste für das Anbietergespräch

• Gibt es einen AVV mit Verschwiegenheitsverpflichtung?
• Wo werden Audio, Text und Metadaten verarbeitet und gespeichert, auch bei Unterauftragnehmern?
• Werden Ihre Daten zum Training genutzt? Die Antwort muss „nein“ sein, schriftlich.
• Wann wird die Audiodatei gelöscht?
• Wird KI-generierter Text als solcher gekennzeichnet?
• Ist das Tool ein Medizinprodukt, und wenn ja, in welcher Klasse?
• Gibt es eine Vorlage für Einverständnis, Patienteninformation und Folgenabschätzung?
• Gibt es eine Pause- oder Stummtaste für Gesprächsteile, die nicht aufgenommen werden sollen?

Stand: 28.09.2026. Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall. Regionale Abweichungen der KZVen möglich.